龙珠 轻享
如何让团队的会议高效，开出有结果的会议
生财有术里有很多小伙伴有自己的公司和团队，开会是一个必要的工作，但是很多时候开会是为了开会而开会，我之前在一些创业公司上班就遇到过，每天三个会，但是任何结果都没有。所以在去年年底，我就让内容团队开发了一套会议系统，目前这套会议系统已经升级到3.0，我们自己这一年来100多场线上团队会议都是用这套系统模文档：20190911 会议记录模板 V3.0 链接：链接，并且这套系统我们也在给多个公司做高效会议训练营。
昨天龙珠群的大佬们在讨论如何低成本使用人力，那么开高效会议其实也是低成本使用人力。在经过我们内容团队的准许下，今天我把这套高效会议系统分享给大家。
下面会议模版链接
然后如何训练，我也让内容团队整理了一套训练文档，大家可以打印后给团队成员人手一份进行训练。
适合20人以内的团队和部门会议。
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如何召开高效会议
2.如何召开 高效会议 1
1. 开场语 2
2. 导入 2
3. 会议所面临的问题 2
4. 为什么要高效开会 3
5. 课堂作业 4
6. 如何高效开会 4
7. 今日得到 14
8. 今日践行 15
9. 知识卡片 15
10. 参考资料 15
导入
一说起开会，很多职场人脑海中闪现的往往是长篇大论、空话加闲扯、瞎开会、开不完的会、 “我再简单讲两句啊”等等不友好的画面。
我曾经看过一篇网文，称“中国式开会，毁了多少年轻人”。确实，低效的开会，消耗的不仅仅是时间成本，还消磨了大家的积极性，也在一步步扼杀着组织的创新能力。
今天我们会从三个方面和大家探讨：
1.会议所面临的问题
2.为什么要高效开会
3.如何高效开会
会议所面临的问题
过渡段：
首先进入第一模块——会议所面临的问题
据相关统计，全球每年会举办超过三十亿场会议。
企业高管50％的工作时间在开会。参加会议的人有90％承认开会时不专心、胡思乱想；各个会议中有50%的会超时；有25％的会议在讨论根本不相干的议题。
总之就是——会而不议， 议而不论，论而不识， 识而不行，行而不果。
过渡段：为什么开会并没有带来团队效率的提升，反而造成更多的问题呢？
很可能是因为很多团队没有了解高效开会的好处，那大家赶紧和我一起进入今天的第二个模块——为什么要高效开会
为什么要高效开会
1.控制成本
公司开会是有成本的。不能每次为了开了会而开会；开的什么内容，解决了什么问题都没有记录下来。
开会的会议成本可以用公式计算得出，会议成本的计算公式为：
会议成本=X+2J×N×T。
其中X代表了会议的显性成本，比如文件费、会议室租金、与会者的交通费、食宿费等；
J代表了与会人员每小时平均工资；因为与会人员参与会议要会前准备及会后思考，所以要乘以2；
N代表了参加会议的人数；
T代表了会议时长（以小时为单位）。
按照这个公式来算，5个平均时薪100元的人，即使开一个小时的会议就是1000元了，2小时就2000元。
会议成本还只是总成本的一部分，因为你开会必然会占用生产时间，而因此消耗的其他价值还没有考虑进去。比如你是销售主管，本来这个会议时间你要去见客户谈生意，但是因为要开会，所以没谈成或者延后。这样造成的损失也是开会总成本的一部分。
2.解决问题
很多公司没有会议成本概念，所以开会漫无目的，不知道要解决什么问题。比如有的公司，本来开会想讨论一个问题，结果开完会发现又出现3个新问题，而且怎么解决没有讨论出来，于是只好下次开会再谈了。
但有的公司有会议成本概念，会议目的明确，每次只解决少数重要问题，或是汇报工作、上报结果等，这就很简洁明了，也容易做会议记录。
所以，确保会议开的高效是做好会议记录的前提。
很多会议都是低效会议，没有人充当会议主持人，开会你一言我一语，张三没说完李四就说，然后王五表示反对，这样的会议做会议记录那是相当的累。我记得在我们团队没有建立会议制度的初期，有一次会议天马行空的开了足足三小时，充当会议记录的一位老师感慨道：下次真是打死我都不做会议记录了~
一份优秀的会议记录是有效解决问题的保障，而想要有优秀的会议记录，高效开会是必须的。
过渡段
小结第二模块，高效会议，往前有助于我们控制成本，往后有助于我们更好的解决问题。
那高效会议会议到底怎么开呢？这就是我们第三部分要和大家探讨的。
课堂作业
你曾经低效的开过会吗？如果没有，可用和人沟通案例替代
请对此复盘，提出改善建议
如何高效开会
会议五项基本原则
在具体学习高效会议的方法之前，我们先来了解下会议五项需要遵守的基本原则，以此确保会议的效果。
1.会而有议
在这里，“议”指议题和主题，这是一场会议必须包含的要素。
2 .议而有论
“论”的核心在于两个字“参与”，也就是要求所有与会者都参与到会议的讨论当中
3 .论而有识
“识”是指会议达成的具有共识的流程和标准，曾有人说：“有什么样的工作流程和标准，就能有什么样的工作质量。
4.识而有行
“行”通常指的是下一步行动，就是会议在达成共识的基础上的具体行动，要求大家怎么做？谁去做？做到什么标准？何时做？等等
5 .行而有果
“果”指的是指“结果”，也就是下一步行动执行后的客观结果，所谓客观，要么就是定量，销售额到达多少；要么就是定性，完成或没完成10个ppt.
小结
所以，一个会议不单单是要开会，还要有议题、参与感、共识、下一步行动，和最终结果，这样确保会议的效果。
一次会议按时间轴可以切割为：会前准备、会中决策、会后追踪三段，分别对应原则123（会而有议、议而有论、论而有识），原则4识而有行和原则5行而有果。
下面我们会从这个三个方面来讲解高效会议的流程。
高效会议流程
会前准备
过渡段：我们来看看会前准备都要准备哪些事项，有：分配会议角色、确定会议主题、拟定会议议程、发出会议通知、组织会议签到
1.分配会议角色
刚才我们说明确会议原则，那么明确原则之后，我们是不是马上开开会讨论大事了？
等等，好像缺了什么？
我们还没有明确”谁去干“的问题，也就是我们开会前要先明确会议角色。在一次正式会议中我们至少需要4个角色：主持人、记录人、参会者、观察者。
每个角色在不同的阶段都有不同的工作要做，根据他们角色不同，我给大家分别拟定了4份清单供你参考。
主持人
会前：
■ 与本次会议决策者确认决定开会的必要性；
■ 确认参会者（确认参加全程或部分会议的人员）；
■ 准备详细的会议议程；
■ 阅读上次会议记录
■ 检查“下一步行动”执行状况
会中：
■ 介绍参会人员；
■ 介绍本次会议主题、议程以及会议希望达成的目标
■ 回顾上次会议执行情况
■ 必要时告知参会人员会议的规则（例如，会议各角色职责，会议整体流程等）；
■ 控制议程（内容、时间、顺序和结果）；
■ 控制代表发言；
■ 配合并支持会议记录者。
会后：
■ 收集并评估会议反馈；
■ 必要时，对参会者的行动计划给予支持。
记录人
会前：
■ 做好会议通知（通知所有人参会日期、时间、地点、主题、议程）；
■ 个人准备（阅读以往的会议记录，熟记参会人员的姓名等）。
■ 准备上次会议记录，配合主持人在会中发出。
会中：
■ 做会议记录。
会后：
■ 找主持人或参会者澄清任何误解；
■ 在一天之内整理出会议记录、纪要；
■ 向本次会议决策者汇报，确保会议记录、纪要的批准和发放。
参会者
会前：
■ 快速回复会议邀请；
■ 阅读会议议程以及所附文件；
■ 即时发送自己的议程事宜；
■ 确保上次会议的“下一步行动”已经完成。
会中：
■ 准时到场并有备而来；
■ 恰当发言（注意时机和方式）；
■ 发言与议程相关；
■ 展示基本礼仪并尊重他人的观点；
■ 记录个人的行动计划。
会后：
■ 在约定期限内完成行动计划；
■ 阅读并回复会议记录。
观察者
会前：
■ 明确参会目的；
■ 进行必要的准备。
会中：
■ 观察，但不发表观点。
会后：
■ 补写必要的记录；
■ 适时向主持人提供反馈
2.确定会议主题
连会议的目标都不明确，就遑论会前准备，又让来开会的人围绕什么来准备呢？因此，组织者/主持人一定要多问自己为什么开会。
3.拟定会议议程
有什么好处？
◆ 能够对会议目标进行树形分解，这样能够从宏观到微观，大目标分解为小目标（当然那种一个亿的小目标除外），这样就能更好的充分讨论，落地执行。
◆ 它是对会议各个议题的取舍和重要性排列。这样主持人和参会人员就知道先讨论什么，后讨论什么，前面的是重点，需要多花精力交流，后面是次重点，讨论时需要加快节奏。
◆ 它是对会议各段时间的约束和提醒， 提醒主持人要讨论的内容， 通过它让参会人员了解会议的结构
会议议程案例
主题：讲师营开营仪式准备
开会时间：20190909 21:00
1.学员需要准备什么物料——放到最后
2.T教练演讲内容确定（讨论20分钟）
3.助教演讲内容确定（15分钟）
4.整个训练营结束后学员的奖励措施——删除
5.开营流程确定——放到最前
6.........
主题：讲师营开营仪式准备
开会时间：20190909 21:00
1.开营流程确定 21:00-21:15
2.T教练演讲内容确定 21:15-21:30
3.助教演讲内容确定 21:30-21:45
4.学员需要准备什么物料 21:45-22:00
5.........
4.发出会议通知
确定会议时间：微信接龙每人可用时段后，挑选重合度最高的时间段
确定会议地点
确定与会人员：参会的微信接龙
确定会议主题
确定会议议程
5.组织会议签到
微信群里打1
会中决策
如何高效决策
RAPID决策模型
要想决策快，就要明确5种决策角色，先后顺序是：
◆ R:Reference 建议者的角色
◆ I:Input 参考意见者的角色
◆ A:Agree 批准者的角色
◆ D:Decision 决策者的角色
◆ P:Practice 执行者的角色
职责
建议者
1.充分听从他人意见但不一定采纳
2.针对议题提出建议的方案
3.建议需要包含“谁+做什么事+做到什么标准+截止日期”
参与者
是决策者的参谋
批准者
对建议拥有否定权
决定者
拥有最终决策权并为此负责
有权打破决策僵局让组织先“动起来”
执行者
具体执行决策的个人或团队
角色分配
建议者、参与者和执行者在小团队中通常属于同一组的不同人员
批准者通常是手握关键资源的人物，如销售部副总
决策者通常是精神团队领袖
“助教团在100天讲师计划中如何分工”的案例
翻转学院的简易决策漏斗
产品、运营、营销各团队leader达成一致并决策
创始人团队达成一致并决策
Tony决策
如何做会议纪要
错误姿势
1. 事无巨细
除非有特殊要求，一般来说内部会议只重点记决议就好了，具体决议是怎么讨论出来的，不需要记录。
其次，参加创始人召开会议的与会人员，都是部门经理或总监级人物，他们都很忙，会议记录太啰嗦，他们也没有那么多时间及耐心看。
2. 写完就发
有时你对会议讨论内容的理解可能和领导的理解并不一致，因此，会议记录写完后，一定要先提交给领导确认，领导确认无误后再发送给各与会者。
正确姿势
① 注重挖掘背景信息。
提及相关项目，必要时增加一两句话语交代背景信息，让未参会人员以及上级领导能够理解事情的来龙去脉。
② 注重记录关键信息。
会议中务必记录领导说话的关键词，最关键的是要传递领导在会议中下达了什么信息、观点，而不应该记录发言原文。
③ 注重行文逻辑主次。
理清会议思路，按议程展开。切记会议纪要不是单纯的按照会议时间线记录，要注重逻辑的重组，比如不同成员围绕同一个议题发言要记在一起，同一个人不同时间对同一个议题的发言也要记在一起。（这个以后我们讲思维导图时还会重点训练结构化思维）
④ 注重下一步行动
下一步行动要具体。通常我们用“谁+做什么事+做到什么标准+截止日期”这样的格式记录，缺少以上任何一个要素都会让下一步行动变的不清晰，在具体执行的时候，要么不执行，要么乱执行，这个地方要尤其注意
会后追踪
会议纪要下发：发云协作链接
由项目经理或专职助理用到导图或其他形式追踪会议记录中的"下一步行动"，并在下次会议中由主持人对此检查
小结：
小结下第三模块——如何高效开会
我们通过做到以下三部分，来确保我们的会议是高效的
会前，明确会议主题和议程，让来开会的成员有的放矢。
会中，通过RAPID决策模型来快速有效的对议题当场决策。
会后，通过简单的项目管理，确保"下一步行动"执行到位。
今日得到
1.当前低效会议集中表现在：会而不议， 议而不论，论而不识， 识而不行，行而不果。
2.一场高效会议，从时间的维度来讲作用：往前，有助于我们控制成本；往后有助于我们更好的解决问题。
3.我们可以通过充分的会前准备、果断的会中决策、有步骤的会后追踪来全方位的为一场高效会议护航。让开会真正落地有效，避免低效会议。
今日践行
1.拟定一个会议主题
2.从主持人、记录人、参与者中选择一个角色
3.记录人按模板做一份会议纪要，主持人和参与者做复盘
